25 mei 2018 is een belangrijke datum voor veel ondernemers. Dat is de datum dat de wet GDPR van kracht wordt. Deze wet is gebaseerd op de privacybescherming van de burgers en kan van grote impact zijn op zeer veel bedrijfsprocessen, waaronder de boekhouding. Het is een Europese wet die al een geruime tijd geleden is aangekondigd, wat het belang van deze wet onderschrijft.

GDPR staat voor General Data Protection Regulation. Het is een privacywetgeving met nu nóg strengere regels met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens. Ieder Europees bedrijf (groot én klein) moet zich hieraan houden en alle privacygevoelige informatie goed onder de loep nemen.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

In Nederland kennen we de wet GDPR als de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het opvallende aan deze wet is dat deze al in mei 2016 gepubliceerd is in het publicatieblad van de EU. Dit is opvallend lang voor een wet, die twee jaar later in werking treedt maar geeft wél een duidelijk signaal af over de impact die deze wet heeft. Deze lange tijd is immers uitgetrokken om organisaties voldoende gelegenheid te geven om te voldoen aan deze wet.

GDPR als vervanger van de WBP

De General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming kan worden gezien als vervanger van de wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar kan ook gezien worden als een strengere toevoeging op deze wet. De grootste overeenkomst is dat beide wetten betrekking hebben op het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens. Het grote verschil is echter dat de Europese burgers nog meer beschikking krijgen over hun persoonlijke gegevens en met deze nieuwe (uitgebreidere) wetgeving zelf bepalen welke instantie de persoonlijke gegevens mogen hebben en waarvoor deze gebruikt mogen worden. Dit is nu tot in detail vastgelegd.

In praktijk houdt dit in dat de burger het recht zal houden op inzage, correctie en verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens, maar dit wordt aangevuld met onder andere het recht op dataportabiliteit. De burger moet op een eenvoudige wijze hun persoonlijke gegevens in handen kunnen krijgen en de mogelijkheid hebben om deze gegevens over te hevelen naar andere partijen.

Daarnaast zal een bedrijf veel aandacht moeten besteden aan het vastleggen en archiveren van persoonlijke gegevens, het overhevelen van gegevens of het eenvoudige opvragen van gegevens. Daarnaast is databeveiliging een belangrijk onderdeel van de wet en staat een verantwoordingsplicht (waarin een verplicht verwerking register is opgenomen) in de GDPR omschreven. Transparantie is dan ook het sleutelbegrip in deze wet. Er moet duidelijk worden aangegeven welke persoonlijke gegevens gebruikt zijn, met welk doel deze gegevens gebruikt zijn, waar de gegevens vandaan komen en met wie de gegevens gedeeld zijn. Er mogen dan ook geen overbodige gegevens worden opgevraagd en er moet heel zorgvuldig worden omgegaan met het verstrekken van gegevens aan derden.

De AVG vergrootglas

Ieder proces waarbij persoonsgegevens gebruikt of gevraagd worden, moeten onder “het AVG vergrootglas” worden gehouden. Als u dit doet, zult u beseffen dat dit om meer processen gaat dan u wellicht in eerste instantie zult verwachten en zal ook betrekking hebben op uw bedrijfsadministratie. Denk maar aan het simpelweg versturen van een offerte of factuur. Het is dus belangrijk om te bekijken welke implementatie aanpassingen nodig zijn om aan deze verordening te voldoen.

De aangepaste boekhoudprogramma’s van MicroStar

Vanzelfsprekend zijn de boekhoudprogramma’s van MicroStar volledig aangepast op deze nieuwe, strengere wetgeving. In dit kader hebben we veel werk voor u uit handen genomen, maar het is wel raadzaam om de overige bedrijfsprocessen goed onder die vergrootglas te houden.

Iedere beweging die wordt maakt met betrekking tot gegevensverwerking moet zorgvuldig worden afgewogen. In het verleden kon dit relatief zorgeloos, maar dat kan nu niet meer door deze nieuwe strenge privacywet. Er zijn hoge boetes aangekondigd voor een overtreding van deze wet. Een gewaarschuwd mens telt voor twee…..

Mocht u meer informatie willen hebben over deze wet, met betrekking over deze wet, kunt u vanzelfsprekend gerust contact met ons opnemen. Onze vakkundige medewerkers informeren u hier graag over.